«Пришлите побольше» - самый частый ответ на вопрос об объёме. Через месяц выясняется, что половина заявок лежит необработанной, а виноватым оказывается поставщик. Разберу, как считать объём осмысленно.
Считаем от плана назад
Расчёт делается с конца, от нужного результата.
Начните с плана: сколько сделок в месяц вам нужно и на какую сумму. Дальше поднимайтесь по воронке вверх.
Возьмите долю квалифицированных заявок, доходящих до сделки в вашей практике. Если такой цифры нет, её нужно измерить на пилоте, а не взять из головы. Разделите план по сделкам на эту долю - получите нужное число квалифицированных заявок.
Дальше добавьте отсев. Часть переданных контактов не пройдёт вашу проверку, часть окажется вне сегмента. Что входит в квалификацию, разобрано в отдельном материале.
И отдельно учтите цикл сделки. Если от заявки до денег проходит три месяца, заявки этого месяца дадут выручку через квартал. Планировать поток нужно с этим сдвигом, иначе первые месяцы будут выглядеть провальными. Про это есть разбор про длинный цикл.
Почему больше заявок не всегда лучше
Объём упирается в пропускную способность отдела продаж, и это жёсткое ограничение.
У менеджера есть физический предел: сколько разговоров он проводит за день, сколько сделок держит одновременно, сколько времени уходит на подготовку расчёта. Заявки сверх этого предела не обрабатываются, они лежат.
Хуже того, они лежат незаметно. В отчёте написано «получено сто заявок», в работе реально двадцать. Остальные восемьдесят выглядят как расход без результата, и через месяц начинается разговор о том, что лидогенерация не работает.
Ещё один эффект: при избытке заявок менеджер начинает снимать сливки. Он берёт самых лёгких и бросает тех, с кем надо повозиться. Конверсия по потоку падает, хотя качество заявок не менялось.
Поэтому разумный объём задаётся пропускной способностью команды, и бюджет здесь идёт следом, а не впереди.
Что ограничивает объём на вашей стороне
Проверьте четыре вещи, прежде чем называть цифру поставщику.
Количество менеджеров и их текущая загрузка. Если люди уже не успевают, поток заявок ситуацию ухудшит. Про обратный случай есть материал про недозагруженный отдел.
Скорость первого касания. Способны ли вы звонить в течение получаса в рабочее время. Почему это критично, разобрано в статье про скорость ответа.
Надёжность передачи заявок. Если часть контактов теряется по дороге, увеличение объёма увеличит и потери. Про это есть разбор про передачу в CRM.
Сезон. В пик спроса та же команда обработает меньше на заявку, потому что растёт нагрузка по всему фронту.
Как выбрать стартовый объём
На старте разумнее взять меньше, чем хочется.
Возьмите объём, который команда точно переварит, и добавьте небольшой запас для проверки предела. Так вы получите чистые цифры конверсии, а не картину перегруженного отдела.
Держите этот объём два-три месяца, чтобы накопилась статистика по вашему циклу сделки. Только после этого масштабируйте.
Наращивайте ступенями, а не рывком. Прибавка на треть позволяет увидеть, где начинает проседать обработка.
И считайте не только количество, но и стоимость результата. Как это делается, разобрано в материалах про цену заявки и окупаемость.
Что делать, если план больше возможностей
Ситуация обычная: нужно вдвое больше сделок, а команда уже на пределе.
Первый путь - поднимать конверсию вместо объёма. Если из ста заявок вы закрываете пять, а можете закрывать семь, это тот же результат без увеличения расходов. Обычно резерв прячется в скорости первого касания и в работе с отложенными контактами. Про вторые есть разбор про отказы.
Второй путь - сузить сегмент. Более жёсткие критерии квалификации дают меньше заявок, но каждая из них ближе к сделке. Нагрузка на менеджеров падает, конверсия растёт.
Третий путь - расширять команду до наращивания потока, а не после. Новый менеджер выходит на рабочий темп не сразу, и этот лаг нужно закладывать в план.
Чего делать не стоит - заказывать объём в расчёте на то, что отдел продаж как-нибудь справится. Он справится ровно до своего предела, а остальное превратится в необработанные контакты и в разговор о том, что заявки плохие.
Признаки, что объём подобран верно
Три простых индикатора.
Все заявки получают первый звонок в тот же рабочий день, а в идеале в течение часа.
Доля заявок без единого касания близка к нулю. Если она растёт, вы уже за пределом.
Конверсия по потоку держится ровно при увеличении объёма. Падение конверсии при росте количества почти всегда означает, что упёрлись в пропускную способность, а не в качество заявок.
Источники
- Практика подбора объёма заявок под возможности отдела продаж в B2B-нишах, 2024-2025 годы.
- Наблюдения по доле необработанных заявок при превышении пропускной способности команды.
Если хотите посчитать нужный объём и стоимость заявки под вашу нишу, посчитайте на калькуляторе - покажу расчёт вместе с прогнозом по вашему сегменту.